Intervjun publicerades av IHM den 8 januari 2020

Marie Voss är VD-assistent på Sydsvenska Handelskammaren sedan 25 år tillbaka och beskriver arbetet som världens roligaste. Tillsammans med IHM initierar hon nu en ny utbildning för rollen.

– Jag är 52 år och har jobbat på Sydsvenska Handelskammaren i hela mitt vuxna liv i princip. Jag började här 1991 och har haft många olika roller, varit runt på olika avdelningar och blev därefter handplockad till VD-assistent 1996 och fick titeln 97. Så jag har jobbat väldigt många år i rollen och trivs fantastiskt bra.

Hur kommer det sig att du valde tjänsten som vd-assistent?
– Jag hade inte tänkt bli VD-assistent utan blev headhuntad till rollen internt på grund av mina personliga egenskaper och färdigheter. När jag väl landade i rollen så upptäckte jag att det fanns många förväntningar på mig som jag inte kände till, hade jag känt till dem vet jag inte om jag tagit på mig rollen.

Hur skulle du beskriva tillvaron för en VD-assistent?
– Det är världens roligaste yrke, det är det verkligen, du får agera på hur mycket som helst inom en massa olika områden. Jag skulle beskriva rollen som ett bollplank till VD:n. Många vd:ar är borta väldigt mycket och då gäller det att kunna vara både ögon, öron och händer i organisationen.

Vilka är det mest oväntade situationer som du upplevt som VD-assistent?
– Man sätts hela tiden i oväntade situationer. Exempelvis lämnade en huvudperson i styrelsen över en Dobermann-hund till mig innan styrelsemötet. En annan gång fick jag ett treårigt barn i handen med orden: Han har inte ätit, men har inga allergier – sedan rusade mannen in i styrelserummet. Jag visste inte ens vad pojken hette.

Finns det någon typ av nätverk för yrkesrollen idag?
– Det finns en förening för chefssekreterare sedan 60-talet. Jag skapade själv ett nätverk för VD-assistenter här på Handelskammaren 2012 som jag nu driver för fulla hus. Vi har cirka åtta möten om året, är drygt hundra medlemmar och har stor nytta av varandra. I april åker jag med detta nätverk på en utbildningsresa till Bryssel.

Ny unik utbildning för VD-assistenter

Hur kom du på idén om att skapa en utbildning?
– Det är så mycket som du förväntas veta som VD-assistent, så det slog mig en dag: tänk om jag fått en utbildning med mig från början, tänk så mycket enklare rollen hade varit att ta sig an. Så jag började spalta upp det som förväntas i rollen för att kunna hjälpa framtida VD-assistenter. Det jag skrev ner rörde allt från ekonomi, till vett och etikett, sociala koder, diplomati, språk – allt som man förväntas kunna från början.

Vilket blev nästa steg?
– Jag hade kontakt med Pernilla Biström på IHM Business School. Hon var tidigare VD-assistent till rektorn på Malmö universitet och var med i nätverket för VD-assistenter. En månad efter att hon påbörjat sin tjänst vid IHM så kontaktade hon mig och sa att det hade varit så kul Marie om du kunde komma med nätverket för VD-assistenter till IHM. Så vi höll en nätverksträff där förra året.

Hur landade samarbetet mellan dig och IHM Business School?
– Det slog jätteväl ut, jag fattade tycke för IHM och vi gifte oss på något sätt. Vi pratade om fler framtida samarbeten och då nämnde jag min idé om att starta en gedigen utbildning för VD-assistenter. Pernilla bad mig skissa på innehåll till en sådan utbildning och det blev väldigt många sidor. Därifrån har utbildningen nu planerats och byggts upp.

Vad kommer utbildningen ta upp?
– Du kommer lära dig affärsmannaskap och ekonomi, alltså de ekonomiska begreppen som du dagligen hanterar i form av bokslut och årsredovisningar. Det blir ett avsnitt om interkulturella skillnader eftersom nästan alla VD-assistenter har internationella kontakter idag. Vi kommer också ta upp sociala koder, vett och etikett.

Juridik och diplomati är också viktiga ämnen vi kommer lägga fokus på. Likaså digitalisering och sociala medier. Konsten att kunna hantera förfrågningar om medverkan i media är också en viktig aspekt då VD:n oftast är personen media vill få tag i. Vi kommer också skaffa oss myndighetskoll, vem gör vad i samhället, var lämnar man in en årsredovisning och så vidare.

En annan viktig del i utbildningen är att samtliga deltagare får en personlig mentor knuten till sig under hela utbildningstiden och innevarande år. Vilket är en otrolig resurs när man tar sig an rollen som VD-assistent.

Efter fullförd utbildningen blir man certifierad som Executive Business Assistant.

Varför bör man gå den här utbildningen?
– Den här utbildningen skapar en komplett inledning till rollen. VD-assistenten har en mycket viktig roll på företaget men blir trots det lätt bortglömd och lätt tagen för given. Jag hade själv varit väldigt behjälpt av en sådan här omfattande utbildning och känt mig mycket säkrare i mitt arbete. Det är dags att ta denna roll på allvar och lyfta den till vad den förtjänar, avslutar Marie.

Vill du bli certifierad som Executive Business Assistant? Läs mer om vår utbildning här