Artikeln publicerades på Executive Effect 2024-04-22. Författare: Sophia Loader.

Många Executive Assistants är lojala på sin post och det är inte ovanligt att man är sin vd trogen under decennier. I ett samtal med Marie Voss, själv EA åt samma vd i drygt 30 år, pratar vi om hur fler unga, och fler män, kan få upp ögonen för världens roligaste jobb!

Det är få som brinner så för yrkesrollen Executive Assistant (EA) som Marie Voss gör. Hon är själv EA på Sydsvenska Handelskammaren och under drygt 30 år har hon funnits vid sin vd Stephan Müchlers sida. Hon är dessutom initiativtagare till och projektledare för utbildningarna till att bli Certifierad Executive Business Assistant som genomförs tillsammans med IHM Business School.

När vi ses på en lunch i centrala Malmö glider samtalet ganska snabbt in på hur få både yngre och killar det är som jobbar som EA:s. Namnet på yrkesrollen och fler trainees är några av nyckelfaktorerna för att locka fler enligt Marie.

Hur ser det ut med nyrekryteringen av EA:s?

– Ja, det där med att fylla på med nya, yngre EA:s är lite av ett problem, tyvärr. Jag sitter förstås inte med något exakt facit men jag tror att bristen på tillskott av nya, yngre beror mycket på att vi som jobbar som EA:s ofta stannar väldigt länge i vår roll. Vi känner en stor lojalitet både mot företaget vi jobbar för och gentemot vår vd. Många EA:s vittnar om just lojaliteten och att det skulle kännas som ett svek om man slutade. Jag är ju ett kvitto på det själv!

I och med att vi stannar länge så blir det också en hög ålder på oss som innehar EA-tjänsterna och mindre omsättning på nya tjänster. Sedan tror jag att titeln i viss mån kan skrämma bort unga. Vd-sekreterare eller vd-assistent låter ju inte direkt som ett coolt jobb även om jag själv tycker att det är världens bästa. Just vår yrkestitel är något vi ofta diskuterar i nätverk och i våra EA-utbildningar och vi är rörande överens om att det åtminstone låter bättre på engelska. Detta är också en stor anledning till att vi döpte våra EA-utbildningar till certifierad Executive Business Assistant och Executive Business Assistant 2.0.

Vad gäller ålder och kön så har jag kikat lite närmare på hur det ser ut i Handelskammarens nätverk för EA:s. Vi har drygt 150 medlemmar varav endast tio är yngre än 40 år och endast två är män. Så det bekräftar ju tyvärr min tes med råge.

Så hur skulle du säga att rollen ser ut idag?

– Den gamla typen av vd-sekreterare finns knappast kvar utan idag handlar rollen mer om att vara en Business Partner till din vd. Det tror jag kanske inte alla yngre tänker på. Jag skulle vilja citera Cecilia Florén, Executive Assistant på Lindab Group. Hon sätter verkligen fingret på skillnaden mellan dåtidens sekreterare och nutidens EA när hon säger:

”Som sekreterare gör man vad man blir ombedd att göra medan man som EA vet vad som skall göras innan någon annan ens funderat över det.”

Och hur är det med lönen?

– Ja, lönen är ett annat fenomen som vi ofta diskuterar när vi träffas i våra EA-forum. Nästan varje gång i samband med EA-utbildningen brukar vi genomföra en löneundersökning. Då tar vi fram högsta respektive och lägsta lönen samt snittet i rummet. Det är inte ovanligt att det skiljer mer än 20 000 kr per månad trots att vi har samma titel. Det som talar för de högre lönerna är bland annat; anställning i privata bolag, att du driver egna projekt, att du har relevant utbildning, att du har tillgång till ett etablerat nätverk samt att du har lång erfarenhet.

Vad kan vd:n göra för att göra rollen mer attraktiv?

– Vad det gäller hur man ser på rollen så tycker jag att vd:n spelar en mycket stor roll. Får du din vd:s mandat och fulla förtroende, ja då får du också ett högt anseende både på företaget och externt. Det höjer definitivt anseendet för rollen!

Hur kan vägen till att bli en EA se ut?

– En relativt vanlig väg till rollen som EA är att du till exempel arbetar på marknadsavdelningen och visar dig ha egenskaper som passar för EA-rollen. Det kan vara en hög servicekänsla, stresstålighet och förmågan att göra flera saker samtidigt. Det är väldigt vanligt att man blir internt headhuntad till sitt första EA-jobb. Utomlands startar yrkeskarriären som EA i många fall som en trainee-tjänst, därav att det finns fler män i rollen utomlands. Det tror jag skulle vara bra om det fanns mer av här i Sverige också.

Om vi tittar framåt säg fem år – hur tror du synen på EA-rollen kommer se ut?

– Jag hoppas och tror att både fler yngre och fler killar kommer få upp ögonen för det som jag tycker är världens roligaste och coolaste jobb! Det kommer ske med hjälp av att rollen fortsätter utvecklas till att bli mer självständig med fler egna ansvarsområden och projekt.

För att vara en bra EA behöver du vara påläst, intresserad och nyfiken. Du måste också kunna viss ekonomi och excel, ha koll på det juridiska, vara kommunikativ, ha koll på företagets affärsidé, vision och mål. Och förstås ha koll på det digitala landskapet, ha en god inblick i företagets hållbarhetsarbete, vara en van projektledare och därtill en god ledare. För en EA är ofta en inofficiell ledare. Kraven för att klara av jobbet som EA idag bidrar också till att ge yrket en högre status.

Baserat på egna erfarenheter bidrar förstås möjligheten att bli certifierad EA också till att stärka rollens anseende.

Det är inte ovanligt att vi svarar i vår vd:s namn och många av våra dagliga kontakter sker med högsta ledningen i företag och organisationer, politik och media. Vi är doldisar bakom makteliten men det är också här det roliga händer. Se bara till att du förvaltar ditt förtroende väl – då har du oändliga möjligheter att forma din vardag precis som du vill!

Så kan fler unga lockas till rollen:

1. Att benämna yrkesrollen Executive Assistant för att öka statusen och komma bort från bilden av sekreteraren som bara kokar kaffe.
2. Att fler företag satsar på trainees som kan avancera till EA:s och sedan kanske vidare till ledande befattningar kan hjälpa till att locka såväl unga som män till rollen.
3. Att vd-ar hjälper till att höja anseendet på rollen genom att ge sin EA stort förtroende och egna projekt och se på dem som Business Partners.
4. Att det finns en utbildning där du blir certifierad EA hjälper till att sätta ramarna och bekräfta yrkesrollen.